Conditions générales d’utilisation (CGU)

Préambule : Les présentes Conditions Générales d’Utilisation (CGU) ont pour objet de définir les modalités d’utilisation des services proposés par MyUniSpace, une suite d’outils SaaS en ligne, exploitée par l’EI Hugo Rochette (nom commercial : UniGency). En accédant aux services de MyUniSpace, vous acceptez les présentes CGU.

Informations légales Entreprise : EI Hugo Rochette (UniGency)

Responsable éditorial : M. Hugo Rochette

Siège social : 18, Route des Granges, Messimy, 69510, France

Email : [email protected]

Site web et leurs sous domaine : myunispace.com

DPO : EI ALAN BEDRINE (UNIDRINE) (contact : [email protected])

Conditions d’accès

Pour accéder aux services de MyUniSpace, vous devez :

L’Utilisateur déclare être âgé d’au moins 15 ans et disposer de la capacité juridique pour consentir aux présentes Conditions Générales.
Résider dans un Pays de l’Union Européenne ou aux États-Unis.

Définitions

Dans le cadre des présentes CGU, les termes suivants sont définis comme suit :

LCEN : La Loi pour la Confiance dans l’Économie Numérique est une loi française de 2004 visant à encadrer les services numériques, à protéger les utilisateurs et à garantir la régulation de l’économie numérique en France.
RGPD : Le Règlement Général sur la Protection des Données est un règlement de l’Union Européenne entré en vigueur en mai 2018, visant à renforcer la protection des données personnelles et la confidentialité des utilisateurs au sein de l’UE.
SaaS : Software as a Service (logiciel en tant que service) est un modèle de distribution de logiciels dans lequel le fournisseur héberge des applications et les rend accessibles à ses utilisateurs via internet, plutôt que d’être installées localement sur un serveur ou un ordinateur personnel.
API : Interface de Programmation d’Application est un ensemble de règles permettant à différents logiciels de communiquer entre eux. Les API permettent à une application d’accéder aux fonctionnalités ou aux données d’un autre service.
Date d’enregistrement : La date d’enregistrement des données correspond au moment précis où les données sont collectées et stockées, incluant l’heure, la minute et la seconde, selon le fuseau horaire de Paris (CET/CEST).

Article 1.1 : Description des services

MyUniSpace propose une suite d’outils collaboratifs et utilitaires accessibles en ligne, destinés aux startups et aux équipes. Chaque service collecte des données spécifiques nécessaires à son fonctionnement, détaillées ci-dessous. L’infrastructure centrale de MyUniSpace est localisée au sein de l’Union Européenne. Les transmissions de données vers des services tiers partenaires (tels que OpenAI, Mistral AI, Anthropic, Google AI ou Daily) sont strictement conditionnées à l’activation préalable et optionnelle des fonctionnalités correspondantes par l’Utilisateur.

Liste des outils :

1. Insight IA

Description : Assistant conversationnel basé sur une intelligence artificielle. L’Utilisateur choisit librement le modèle d’IA qu’il souhaite utiliser parmi les prestataires disponibles : Anthropic (Claude), Google AI (Gemini), Mistral AI et OpenAI (GPT).
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur, historique des messages échangés, réponses générées, modèle sélectionné par l’utilisateur, date d’enregistrement.
Transmission : Les requêtes (prompts) sont transmises de manière exclusive au seul prestataire sélectionné par l’Utilisateur (Mistral AI en France, ou OpenAI, Anthropic, Google AI aux États-Unis) pour la seule génération de la réponse. Ces données ne sont pas exploitées pour l’entraînement des modèles tiers. Les flux à destination des prestataires établis hors Union Européenne sont encadrés par les Clauses Contractuelles Types (CCT) de la Commission Européenne.

2. UniTransfer

Description : Service de transfert de fichiers sécurisé.
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur, fichiers transférés, date d’enregistrement, mot de passe de protection (si activé), URL raccourcie générée, statistiques de téléchargements.
Sécurité : Les transferts sont chiffrés (HTTPS).
Sous-traitance : Les fichiers sont hébergés sur une infrastructure S3 sécurisée opérée par Hetzner.

3. UniNote

Description : Outil de prise de notes évolué. Permet le partage de notes via un lien public unique ou la collaboration en temps réel avec d’autres utilisateurs MyUniSpace (ajout par email).
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur, contenu des notes, statut, adresses email des collaborateurs invités, liens de partage générés, date d’enregistrement.
Responsabilité éditoriale : L’Utilisateur est seul responsable du contenu des notes rendues publiques via lien de partage.

MyUniSpace se réserve le droit de désactiver tout lien de partage dont le contenu serait signalé comme manifestement illicite, conformément à la LCEN. Tout signalement peut être adressé à [email protected].

4. UniCloud

Description : Espace de stockage de fichiers en ligne.
Données collectées : Fichiers et dossiers importés, structure de l’arborescence, métadonnées des fichiers.
Sécurité : Les transferts sont chiffrés (HTTPS).
Sous-traitance : Les fichiers sont hébergés sur une infrastructure S3 sécurisée opérée par Hetzner.

5. UniPrivacy

Description : Création de notes chiffrées.
Données collectées : Contenu des notes et mots de passe, intégralement chiffrés en base de données avant stockage. Nous n’avons aucun moyen de récupérer ou de lire ces données, même en cas de perte du mot de passe par l’utilisateur.

MyUniSpace ne pourra en aucun cas être tenu responsable de la perte définitive de données résultant de l’oubli ou de la perte du mot de passe par l’Utilisateur.

6. UniChat

Description : Outil de messagerie instantanée et de visioconférence (appels audio et vidéo) entre membres de MyUniSpace.
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur, contenu des messages textuels, fichiers partagés, logs d’activité.
Transmission : Les données de la messagerie textuelle sont stockées par MyUniSpace. Pour les appels audio et vidéo, les flux de données sont transmis et traités en temps réel par l’infrastructure tierce 100ms. Les flux audio et vidéo sont traités en direct et ne font l’objet d’aucun enregistrement ou stockage, ni par MyUniSpace ni par 100ms.
Conservation : Les messages textuels sont conservés pendant la durée d’activité du compte, puis supprimés dans un délai de 30 jours suivant la clôture du compte. Les logs d’activité sont conservés pour une durée maximale de 12 mois à des fins de sécurité et de support technique.

7. UniFlow

Description : Gestionnaire de projets collaboratifs. Permet l’invitation d’utilisateurs MyUniSpace au sein de projets spécifiques. Intègre une fonctionnalité de création de projet assistée par IA : l’utilisateur peut soumettre des fichiers (documents, images), du texte libre et des enregistrements audio (transcrits automatiquement en texte via l’API de transcription du navigateur) afin de générer automatiquement une structure de projet.
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur, structure des projets (colonnes, cartes), contenu des tâches, adresses email des collaborateurs invités, logs d’activité, fichiers soumis à la création par IA, transcriptions audio générées localement, prompts envoyés au prestataire IA.
Transcription audio : La transcription est réalisée localement dans le navigateur de l’Utilisateur via l’API Web Speech (ou équivalent natif). Aucun flux audio n’est transmis à MyUniSpace à cette étape. Seul le texte résultant de la transcription peut être envoyé au prestataire IA pour traitement.
Transmission IA : Les contenus soumis (textes, transcriptions, métadonnées de fichiers) sont transmis de manière sécurisée à Mistral AI dans le seul but de générer la structure de projet. Ces données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles.

8. UniCalendar

Description : Calendrier interactif avec gestion avancée des droits. Permet de rendre un agenda visible à l’organisation du client ou de le partager spécifiquement avec un utilisateur du panel via son email (avec attribution possible de droits de modification).
Données collectées : Titres et descriptions des événements, dates et horaires, identifiants et emails des utilisateurs ayant accès au calendrier, paramétrage des droits d’accès (lecture/écriture).

9. UniVisio

Description : Outil de visioconférence accessible publiquement. Permet à tout utilisateur MyUniSpace de créer une réunion vidéo via UniCalendar (en associant une visio à un événement). La session générée est accessible par toute personne disposant du lien, sans nécessité de posséder un compte MyUniSpace.
Données collectées : Identifiant de l’utilisateur créateur, identifiant de la session de visio, date de création et d’expiration du lien, logs de connexion (heure, adresse IP des participants).
Transmission : Les flux audio et vidéo sont traités en temps réel par l’infrastructure Daily (Daily.co). Ces flux ne font l’objet d’aucun enregistrement ou stockage, ni par MyUniSpace ni par Daily, sauf activation explicite d’une fonctionnalité d’enregistrement par le créateur de la session.
Accès public : L’Utilisateur est informé que tout lien de session UniVisio généré est accessible par toute personne en possession de ce lien, sans authentification. Il lui appartient de ne pas diffuser ce lien à des personnes non autorisées. MyUniSpace ne pourra être tenu responsable d’un accès non souhaité résultant de la divulgation du lien par l’Utilisateur.
Sous-traitance : Daily.co. Les données de connexion transitent par les serveurs de Daily dans le respect de leurs propres conditions de traitement. Ce transfert est encadré par des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission Européenne.

Article 1.2 : Intégrations Tierces (OAuth)

L’Utilisateur peut choisir de lier son compte MyUniSpace à des services tiers via la page « Intégrations » de son panel. Ces connexions utilisent le protocole sécurisé OAuth.

1. Services de Stockage Cloud (Google Drive, OneDrive)

Description : Permet l’importation directe de documents vers les outils UniChat et Insight IA.
Données collectées : Identifiants de connexion (via jeton OAuth), métadonnées des fichiers sélectionnés, contenu des documents importés.
Usage : Les données sont utilisées exclusivement pour alimenter les contextes de discussion de l’IA ou pour le partage de fichiers au sein de l’organisation. MyUniSpace ne stocke pas de copie permanente de l’intégralité de votre drive tiers, mais uniquement les fichiers spécifiquement sélectionnés par l’Utilisateur.

2. Services de Calendrier (Google Calendar, Microsoft Outlook Calendar)

Description : Synchronisation bilatérale avec l’outil UniCalendar.
Portée de l’accès (Scopes) : En activant cette intégration, l’Utilisateur autorise MyUniSpace à lire, créer, modifier et supprimer des événements sur ses calendriers liés.
Fonctionnement :
– Toute modification effectuée sur UniCalendar est répercutée en temps réel sur le calendrier tiers lié.
– Toute modification sur le calendrier tiers (Google ou Microsoft) est synchronisée vers UniCalendar.
Données collectées : Titres, descriptions, dates, horaires, lieux des événements et adresses email des participants.
Confidentialité : Les jetons d’accès (tokens) sont chiffrés en base de données. L’Utilisateur peut révoquer ces accès à tout moment depuis son espace client ou depuis les paramètres de sécurité de son compte Google/Microsoft.

3. Politique spécifique aux données utilisateur Google

Conformément à la politique des services d’API Google, MyUniSpace s’engage sur les points suivants concernant les données collectées via les intégrations Google Drive et Google Calendar :

Données accédées : MyUniSpace accède aux identifiants de connexion via jetons OAuth chiffrés, aux métadonnées des fichiers sélectionnés par l’utilisateur sur Google Drive, ainsi qu’aux titres, descriptions, dates, horaires, lieux et adresses email des participants des événements Google Calendar.
Utilisation des données : Ces données sont utilisées exclusivement pour fournir ou améliorer les fonctionnalités demandées par l’utilisateur. Cela inclut l’alimentation des contextes de discussion pour l’IA (Insight IA) et la synchronisation bilatérale des événements entre Google Calendar et UniCalendar.
Partage des données : MyUniSpace s’interdit de transférer, céder ou louer les données issues des API Google et Microsoft à des tiers, hors injonction légale. Le traitement de ces données est strictement limité à l’exécution technique des fonctionnalités de synchronisation ou d’indexation de contexte demandées par l’Utilisateur. Aucune donnée Google n’est utilisée pour l’affichage de publicités ou pour l’entraînement de modèles d’intelligence artificielle.
Stockage et Protection : Les jetons d’accès (tokens) sont intégralement chiffrés en base de données. L’hébergement est assuré par Contabo GmbH en Allemagne, garantissant un environnement sécurisé au sein de l’Union Européenne.
Rétention et Suppression : MyUniSpace ne stocke pas de copie permanente de l’intégralité de votre drive, mais uniquement les fichiers spécifiquement sélectionnés. L’utilisateur peut révoquer l’accès à tout moment depuis son espace client ou les paramètres de son compte Google. La suppression du compte MyUniSpace entraîne la suppression de toutes les données associées.

Article 2 : Hébergement et sécurité

L’intégralité de l’infrastructure applicative et des bases de données de MyUniSpace est hébergée sur le territoire de l’Union Européenne auprès de la société Contabo GmbH (Allemagne). Par dérogation, le stockage des fichiers du service UniTransfer est opéré sur les infrastructures S3 isolées de la société Hetzner, localisées en Allemagne.

Article 3 : Protection des données personnelles

MyUniSpace respecte le RGPD et la LCEN en matière de collecte et traitement des données personnelles. Les utilisateurs disposent de droits d’accès, de rectification, d’opposition, et de suppression de leurs données, pouvant être exercés en contactant MyUniSpace ou le DPO d’UniDrine. Conformément aux exigences des fournisseurs (Google Limited Use Policy et Microsoft APIs Terms), MyUniSpace s’engage à :

N’utiliser les données obtenues via les API Google et Microsoft que pour fournir ou améliorer les fonctionnalités de calendrier et de stockage explicitement demandées par l’Utilisateur.
Ne pas transférer ces données à des tiers, sauf si cela est nécessaire pour fournir les services, pour respecter la loi ou dans le cadre d’une fusion/acquisition.
Ne pas utiliser ces données pour l’affichage de publicités ou pour entraîner des modèles d’intelligence artificielle de manière non anonymisée.

L’accès aux données personnelles est strictement réservé aux personnes habilitées de l’EI Hugo Rochette (services techniques et support) ainsi qu’au DPO, uniquement lorsque cela est strictement nécessaire à l’exécution, à la maintenance technique des services ou au respect des obligations légales. Ces accès sont régis par des mesures de sécurité et de confidentialité renforcées.

Durées de conservation : Les données personnelles collectées dans le cadre des services MyUniSpace sont conservées pendant la durée d’activité du compte de l’Utilisateur. À compter de la clôture du compte, les données sont supprimées dans un délai maximum de 30 jours, à l’exception des données dont la conservation est imposée par une obligation légale.

Transferts hors Union Européenne : Certains prestataires de MyUniSpace sont établis hors de l’Union Européenne, notamment Daily.co (États-Unis) pour UniVisio, Anthropic (États-Unis), Google AI (États-Unis) et OpenAI (États-Unis). Ces transferts sont encadrés par des Clauses Contractuelles Types (CCT) approuvées par la Commission Européenne, garantissant un niveau de protection adéquat des données transférées.

Données sensibles : L’Utilisateur s’engage à ne pas soumettre, via les outils de MyUniSpace (notamment Magic Project), de données à caractère personnel sensibles au sens de l’article 9 du RGPD (données de santé, opinions politiques, convictions religieuses, données biométriques, etc.) sans avoir obtenu le consentement explicite des personnes concernées.

Cookies : MyUniSpace utilise des cookies à des fins fonctionnelles, statistiques et, le cas échéant, marketing. L’Utilisateur peut gérer ses préférences via le bandeau de consentement affiché lors de sa première visite. Pour plus d’informations sur les cookies utilisés et leurs finalités, l’Utilisateur est invité à consulter la politique de cookies disponible sur le site.

Article 4 : Responsabilités

L’Utilisateur est responsable de l’usage qu’il fait des services de MyUniSpace. Toute utilisation frauduleuse ou non conforme aux lois en vigueur peut entraîner la suspension ou la suppression du compte.

MyUniSpace ne pourra être tenu responsable des interruptions de service dues à des causes externes, notamment les défaillances des infrastructures d’hébergement (Contabo, Hetzner), des services tiers intégrés (100ms, Daily, OpenAI, Mistral AI, Anthropic, Google, Microsoft) ou tout événement constitutif de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil (catastrophe naturelle, cyberattaque d’envergure, défaillance généralisée des réseaux, acte gouvernemental, etc.).

MyUniSpace ne garantit pas une disponibilité ininterrompue des services. Aucune indemnisation ne pourra être réclamée au titre d’une interruption de service, qu’elle soit planifiée ou non, sauf faute grave ou dol établi de la part de MyUniSpace.

L’Utilisateur déclare être âgé d’au moins 15 ans et disposer de la capacité juridique pour consentir aux présentes Conditions Générales. En cas d’inscription d’un mineur sans autorisation parentale, MyUniSpace se réserve le droit de supprimer le compte concerné dès que cette situation est portée à sa connaissance. MyUniSpace ne pourra être tenu responsable des inscriptions effectuées en violation de cette condition d’âge. L’utilisation du Service est réservée aux personnes physiques capables de souscrire des contrats selon le droit français.

L’Utilisateur est seul responsable des contenus qu’il crée, partage ou rend publics via les services de MyUniSpace (notes, fichiers, messages, projets, sessions de visioconférence). MyUniSpace n’exerce aucun contrôle éditorial sur ces contenus, mais se réserve le droit de retirer tout contenu manifestement illicite qui lui serait signalé, conformément à la LCEN.

Dans le cadre de l’utilisation de la fonctionnalité de transcription audio d’UniFlow, l’Utilisateur s’engage à obtenir préalablement le consentement explicite de toute personne dont la voix est susceptible d’être captée et transcrite. MyUniSpace ne pourra être tenu responsable d’une utilisation de cette fonctionnalité en violation de l’article 226-1 du Code pénal relatif à l’atteinte à l’intimité de la vie privée.

Usage loyal de UniTransfer : Le service UniTransfer est strictement destiné au transfert ponctuel de fichiers et ne doit en aucun cas être utilisé comme une solution de stockage permanent ou d’archivage (usage de type « Cloud »). L’Editeur se réserve le droit de supprimer tout transfert ou de suspendre l’accès au service en cas d’utilisation abusive, notamment si la fréquence, le volume ou la durée de rétention des fichiers stockés détournent le service de sa fonction initiale de transfert.

Article 5 : Propriété intellectuelle

Les outils et contenus de MyUniSpace sont protégés par le droit de la propriété intellectuelle. Toute reproduction non autorisée est interdite.

Article 6 : Modification des CGU

En cas de modification substantielle, l’Utilisateur en sera informé avec un préavis de 15 jours. L’utilisation continue des services après ce délai vaut acceptation. En cas de refus des nouvelles CGU, l’Utilisateur doit cesser d’utiliser les services et résilier son compte.

Article 7 : Clôture de compte

L’Utilisateur peut supprimer son compte via son espace client dans la section paramètres, à condition d’avoir préalablement résilié ses abonnements actifs et, s’il est administrateur d’une organisation, d’avoir transféré ou supprimé celle-ci. Il peut également en faire la demande en contactant MyUniSpace à [email protected].

En cas de suspension ou clôture du compte pour manquement grave aux présentes CGU (non-paiement, usage frauduleux, violation de propriété intellectuelle), MyUniSpace se réserve le droit d’agir sans préavis. L’Utilisateur dispose alors d’un délai de 30 jours à compter de la notification de suspension pour exporter ses données via son espace client ou en faisant la demande auprès du support. Passé ce délai, les données seront définitivement supprimées.

Pour toute clôture sans faute de l’Utilisateur, un préavis de 30 jours sera respecté, pendant lequel l’Utilisateur pourra exporter l’intégralité de ses données.

Article 8 : Loi applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit français, quel que soit le pays d’origine de l’utilisateur. En cas de litige, les tribunaux compétents seront ceux du ressort du siège social de l’entreprise.

Article 9 : Droits spécifiques des utilisateurs américains (CCPA)

Les présentes CGU sont régies par le droit français. Toutefois, les Utilisateurs résidant en Californie (États-Unis) bénéficient des droits prévus par le California Consumer Privacy Act (CCPA), notamment :

Le droit de savoir quelles données personnelles sont collectées.
Le droit de demander leur suppression.
Le droit de s’opposer à leur vente.

MyUniSpace ne vend pas les données personnelles de ses Utilisateurs. Pour exercer ces droits, les Utilisateurs concernés peuvent contacter MyUniSpace à [email protected] ou le DPO à [email protected].

Modification et entrée en vigueur le 22/06/2026